Wszyscy tam byliśmy. Dwadzieścia pięć zaproszeń na przyjęcie urodzinowe wysłanych do klasy, wyraźnie oznaczonych datą, do której należy RSVP, a dzień przychodzi i odchodzi z niewielką - lub bez - odpowiedzią. Może musisz podać liczbę gości na imprezę lub zaplanować jedzenie na przyjęcie w domu. Być może chciałeś spersonalizować przysługi . Bez względu na przyczynę, umieszczenie notatki RSVP na zaproszeniu oznacza, że oczekujesz odpowiedzi, a ponieważ byłeś na tyle uprzejmy, aby kogoś zaprosić, powinni zwrócić tę życzliwość prostą odpowiedzią, prawda?
Cóż, może nie do końca. Oczywiście, zawsze znajdą się rodzice, którzy nie otrzymają RSVP tylko dlatego, że nie można im przeszkadzać, ale istnieje wiele innych powodów, o których nie słyszeliście od tych rodziców. Niektórzy z nich nawet nie widzieli zaproszenia. W moich latach, jako rodzic dzieci w wieku szkolnym, uratowałem więcej niż jedno pogniecione i postrzępione zaproszenie na przyjęcie urodzinowe z otchłani na dnie plecaka.
Inni rodzice mogą nie rozumieć, co oznacza RSVP. Kiedyś otrzymałem zaproszenie na przyjęcie urodzinowe z datą RSVP w jednej linii, a następnie "tylko żałuję" w następnej linii. Kiedy zadzwoniłem, aby powiadomić mamę, że będziemy uczestniczyć, skarżyła się, jak mało otrzymała odpowiedzi. Pewnie, był czas, kiedy Emily Post zainspirowała wszystkich do poznania i sumiennie odpowiedziała na zaproszenie, ale spójrzmy prawdzie w oczy, większość rodziców jest dziś zbyt zajęta, aby przeczytać wszystkie swoje e-maile, nie mówiąc już o przejrzeniu stron przewodnika właściwa etykieta.
W czasach, gdy wszyscy siedzieli w pobliżu, czytając Emily Post, znali także wszystkich ludzi, których prosili RSVP o wydarzenia. Jeśli któryś z zaproszonych gości nie odpowiedział, host imprezy mógł po prostu zadzwonić do nich i poprosić ich bezpośrednio o odpowiedź. W przypadku przyjęć urodzinowych dla dzieci łatwo jest zrobić to samo dla bliskich przyjaciół i członków rodziny (choć nie powinno to być konieczne), ale powszechna, aktualna polityka szkolna, która wymaga zaproszenia całej klasy, w połączeniu z inną polityką nie zezwala na dzielenie się informacjami kontaktowymi innych rodziców i możesz zobaczyć, jak cały dylemat RSVP dla kolegów z klasy stał się dylematem.
A zatem, co rodzic planujący imprezę, który naprawdę potrzebuje mojej matki? Prawdą jest, że nie tylko zapraszają dzieci, dla których masz jakieś dane kontaktowe; nie ma pewnej metody na zagwarantowanie RSVP od każdego zaproszonego. Istnieje jednak kilka metod, które możesz spróbować zachęcić do lepszej reakcji.
- Włącz cyfrowe wybory odpowiedzi
Kilka lat temu zacząłem dodawać adres e-mail wraz z numerem telefonu po dacie RSVP. Otrzymałem garstkę e-maili z odpowiedziami - wszystkie żałuję - że uważam, że w innym przypadku nie otrzymałem ich przez telefon. W późniejszej rozmowie z innymi rodzicami okazuje się, że wielu ludzi czuje się nieswojo dzwoniąc do kogoś, kogo nie znają, by odrzucić zaproszenie na przyjęcie. Dość wielu twierdziło, że czują tę niezręczność, ponieważ wymyślają inną wymówkę niż prawdziwy powód, dla którego nie mieliby uczestniczyć. Im mniej osobista (nie muszę rozmawiać z jakąś osobą) opcja e-mail pozwoliła na pewną szansę na uniknięcie tej niezręczności, ale nadal daje mi znać, że rzeczywiście otrzymała zaproszenie, ale niestety musiała odmówić.
Gdy popularność wiadomości tekstowych stała się popularna, zacząłem dodawać mój numer telefonu komórkowego do zaproszeń na imprezy wraz z notatką, która określa, że może to być używane do wywoływania lub wysyłania SMS-ów.
Od dodania opcji tekstowej mój odsetek RSVP drastycznie się zwiększył.
Wygląda na to, że im więcej opcji zapewni odpowiedź elektroniczna, tym bardziej prawdopodobne jest, że zbierzesz więcej odpowiedzi, więc dodaj e-mail i opcję tekstową do swoich zaproszeń.
- Odwróć "Tylko żale"
Termin "tylko żałuje" na zaproszeniu oznacza po prostu, że nie potrzebujesz RSVP, jeśli planujesz przyjechać, ale zadzwoń i daj znać gospodyni, jeśli nie możesz tego zrobić. Niestety, większość ludzi robi coś przeciwnego: odpowiedz, jeśli przyjdą i zignoruj zaproszenie, jeśli tak nie jest.
Zamiast używać terminu "tylko żałować", możesz dodać notatkę, która mówi coś w stylu "RSVP tylko, jeśli planujesz wziąć udział. Wszystkie odpowiedzi nie będą traktowane jako "nie". Ponieważ tak czy owak większość ludzi robi, jest to skuteczny sposób wyjaśnienia, że osoba, która nie zadzwoni, nie powinna się pojawiać w dniu imprezy.
Tak, może się to wydawać nieuprzejme (zaczynam, znowu utknęłam na starych zasadach etykiety), ale szczerze mówiąc, planowanie przyjęcia dla dużej grupy dzieci jest wystarczająco trudne bez długotrwałego pytania, czy 16 osób nigdy nie odpowiedziała, że pojawią się w ostatniej chwili i spowodują niedobór tortu urodzinowego. Mimo to, jeśli uważasz, że takie oświadczenie może cię zamrozić na następnym spotkaniu PTA, zrób to jeszcze raz i obwiniaj to o kogoś innego. Jeśli wydarzenie odbywa się na przykład w miejscu imprez dla dzieci, należy zaznaczyć w notatce, że miejsce jest "wymagające" dokładnego obliczenia liczby osób w określonym terminie i nie będzie w stanie pomieścić więcej niż jest uwzględnione. Posiadanie go w domu? Obwiń zakład żywieniowy - nawet jeśli go nie używasz (zanim impreza się odbędzie, zawsze możesz powiedzieć, że zmieniłeś zdanie i zdecydowałeś się pójść z pizzą).
- Daj im powód do odpowiedzi
Możesz nie być w stanie zachęcić wszystkich do odpowiedzi, ale możesz wyłowić kilka odpowiedzi, dodając notatki o tym, dlaczego potrzebujesz odpowiedzi (poza oczywistą liczbą głosów). Na przykład lubię personalizować przyjęcia urodzinowe moich dzieci. Okazało się to trudne, ponieważ moje dzieci przeszły przez lata szkolne, a czasami musiałem jechać z mniej osobistymi, bardziej ogólnymi względami. Od tamtej pory dodałem notatki, które brzmią: "Proszę odpowiedzieć poprawną pisownią imienia dziecka na spersonalizowane przysługi". To zachęci niektórych z tych osób w ostatniej chwili do wcześniejszego zobowiązania się i uniknięcia pojawienia się i pozbawienia dzieciaka zabawy.
Możesz użyć tej samej strategii, aby wskazać, że potrzebujesz dokładnej odpowiedzi, aby upewnić się, że masz wystarczająco dużo cupcakes lub nagród w grach towarzyskich. Czasami rodzice naprawdę nie zdają sobie sprawy z tego, że liczby mają znaczenie podczas planowania przyjęcia urodzinowego, więc nie ma nic złego w delikatnym wskazywaniu im tego.
W końcu tak naprawdę nie ma sposobu, aby zapewnić, że każdy gość zareaguje w odpowiednim czasie (lub w ogóle), ale kilka z tych strategii powinno zachęcić więcej do odpowiedzi niż standardowy "RSVP o 10/12" prawdopodobnie zbierać.