Lista kontrolna powiadomień dla Twojego ruchu
Przeniesienie biura jest skomplikowane. Przy tak wielu czynnościach łatwo jest przeoczyć mniejsze, ale ważne zadania. Aby utrzymać porządek w biurze, skorzystaj z poniższego przewodnika, który zapewni, że nic nie zostanie usunięte.
Przejrzyj także łatwą listę najważniejszych zadań, które pomogą Ci przenieść się do biura.
Powiadamiaj firmy i klientów ruchu
Poniższa lista szczegółowych powiadomień może być używana w połączeniu z artykułem Aktualizuj informacje biznesowe przed przeniesieniem.
Używane razem, przekonasz się, że pokryłeś wszystkie swoje bazy.
Powinieneś również poinformować swoich klientów, czy w trakcie przeprowadzki lub w godzinach pracy zamkniesz się w ogóle. Będzie to kluczowe ostrzeżenie, aby klienci nie byli sfrustrowani, jeśli twoje drzwi są zamknięte. Wiedząc z wyprzedzeniem, kiedy będziesz otwarty dla biznesu, zaoszczędzisz wielu połączeń telefonicznych, a klient nie pójdzie do swojego konkurenta w celu świadczenia usługi. Innymi słowy, niech twoi klienci znają twój plan ich obsługi podczas przejścia.
Klienci i klienci
Dobrym pomysłem jest poinformowanie bazy klientów o ruchu w pierwszej kolejności, najlepiej co najmniej miesiąc przed przeprowadzką. Podaj informacje na temat nowej lokalizacji, wysyłając oficjalny list lub e-mail z załączoną mapą lub dołączoną do wszystkich w bazie danych firmy. Lub w przypadku sklepu detalicznego, umieszczając mapę i znak powiadomienia na drzwiach wejściowych i dostarczając małą ulotkę przy każdym zakupie.
Zamieszczaj informacje na swojej stronie internetowej, kierując się łatwymi do przestrzegania wskazówkami i szczegółowymi informacjami, które spowodują, że Twoi klienci wrócą; może to obejmować sprzedaż typu "move-in" lub oficjalne otwarcie.
Dostawcy usług, dostawcy i agencje rządowe
Powiadamiaj usługi i sprzedawców, z których Twoja firma korzysta regularnie.
Może to być drukarka, firma kurierska, sklep z artykułami biurowymi lub dostawca usług internetowych.
Banki i ubezpieczenia
Banki będą wymagały wcześniejszego powiadomienia; musisz zmienić adres na czekach firmowych, następnie wydrukować kontrole, powiadomić firmy obsługujące karty kredytowe i inne instytucje finansowe lub usługodawców. Możesz zdecydować, że Twoja firma skorzysta z możliwości przenoszenia kont biznesowych z jednego banku do drugiego lub z jednego oddziału do drugiego; porozmawiaj z przedstawicielem banku o usługach dostępnych w nowej lokalizacji / okolicy.
Firmy ubezpieczeniowe również muszą zostać powiadomione wcześniej. Będą musieli ocenić nową przestrzeń i przedstawić nowy szacunek, jeśli dotyczy. To świetny czas, aby porozmawiać z ubezpieczycielem o przenoszeniu ubezpieczenia i o tym, co jest potrzebne, aby zapewnić ochronę biura.
Zmień przychodzące wiadomości z telefonu
Wraz z aktualizowaniem informacji o firmie i materiałami marketingowymi istnieją inne sposoby zapewnienia, że społeczeństwo dowie się o nadchodzącym ruchu. Dodaj powiadomienie do automatycznej sekretarki / usługi poczty głosowej, podając datę przeniesienia, miejsce, do którego się wybierasz i jak może to wpłynąć na usługę. Podaj również dane kontaktowe tych klientów, którzy mogą mieć określone problemy.
Poproś pracowników o zmianę linii bezpośredniej poczty głosowej w biurze z informacjami o przeprowadzce i nowym adresie. Ponownie, jest to łatwy sposób, aby przypomnieć kontakty z ruchu i poinformować tych, którzy nie są w bazie danych kontaktu zmiany.
Zmień linię podpisu
Dodanie ogłoszenia w wierszu podpisu e-mail dla wszystkich pracowników zapewnia, że każdy wysłany e-mail przypomni odbiorcy o zbliżającym się ruchu. To świetny sposób dotarcia do osób spoza listy kontaktów firmy.
Pieczęć korespondencji wychodzącej
Kup czerwony znaczek z napisem "Uwaga nowy adres"; znaczki można zazwyczaj kupić w sklepie z artykułami biurowymi. Stempel zaktualizowany papier firmowy, aby upewnić się, że odbiorcy wiedzą o zmianie adresu. Pamiętaj, że ten krok powiadomienia może nie mieć zastosowania, dopóki nie zakończysz przenoszenia.
Telefon
To powinno być pierwsze narzędzie, z którym się kontaktujesz w sprawie twojego ruchu; chcesz mieć pewność, że Twoja firma pozostanie otwarta w trakcie przeprowadzki lub że wystąpi jak najmniej zakłóceń. Poinformuj firmę telefoniczną, kiedy przeprowadzka, i poproś o zainstalowanie telefonów i przygotowanie ich do pracy w nowej lokalizacji na dzień przed datą wprowadzenia, tylko po to, aby upewnić się, że system działa i działa w dniu Twojego wprowadzenia.
Poproś firmę o skonfigurowanie systemu przekazywania połączeń, który będzie skuteczny w dniu Twojego ruchu. Jeśli firma zmienia numery telefonów, należy poprosić doradcę o zmianę numeru telefonu. Po przeprowadzce warto wywołać stary numer, aby upewnić się, że usługa jest dostępna. Upewnij się także, że twój nowy numer i adres firmy są aktualizowane w następnej książce telefonicznej i katalogu.
Poczta, poczta e-mail i konta mediów społecznościowych
Powiadom pocztę o swoim ruchu i załóż pocztę na kilka miesięcy po przeprowadzce. Jak wspomniano wcześniej, dodaj powiadomienie o przeniesieniu do linii podpisu pracownika przed przeniesieniem i po przeniesieniu; po przeniesieniu podpis powinien poprosić odbiorcę o zanotowanie zmiany adresu i informacji kontaktowych.
Także regularne firmy kurierskie, które przejmują i odbierają, powinny być również powiadamiane o zmianie adresu i wszelkich zmianach w usługach.