Czy próby wyeliminowania bałaganu na papierze często zawodzą? A może jesteś zbyt przytłoczony ilością papierów na swoim biurku, żeby nawet spróbować? Być może popełnisz jakieś zrozumiałe, ale samokrytyczne błędy. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak unikać najczęstszych błędów popełnianych przez użytkowników podczas zarządzania bałaganem.
1. Nie eliminowanie instrukcji papierowych
Być może nadal trzeba będzie opłacać rachunki w staroświecki sposób, ale większość narzędzi ułatwia przejście na rachunki elektroniczne.
Kiedy już to robisz, zobacz, gdzie jeszcze możesz ograniczyć nadmiar papieru. Jeśli otrzymasz katalog, na który nigdy nie spojrzysz, poświęć kilka minut, aby skontaktować się z firmami i poprosić o usunięcie ich z listy. Jeśli subskrybujesz wiele czasopism i gazet, zastanów się, które z nich wolisz czytać w druku, a które nie mają nic przeciwko czytaniu online.
2. Wypuszczanie dokumentów
Dotyczy to dokumentów, których nie chcesz (np. Wiadomości-śmieci), a także tych, których potrzebujesz (np. Rachunków). Im dłużej będziesz czekać na ich obsługę, tym większa szansa, że nigdy tego nie zrobisz, prowadząc do pominięcia płatności lub skrzynek pełna rocznej wartości Sunday New York Times. Najprostszym sposobem zarządzania pocztą jest obsługa wszystkiego, jak tylko się pojawi. Jeśli chodzi o papiery, które musisz wyrzucić, uczyń recykling regularnie zaplanowanym zadaniem, a nie tylko czymś, co robisz, gdy gazety grożą Ci pochować.
3. Posiadanie niedogodnego lub nieistniejącego systemu składania wniosków
Jeśli nie masz miejsca do przechowywania potrzebnych dokumentów i nie masz łatwego sposobu na pozbycie się tych, których nie posiadasz, prawdopodobnie po prostu je wszystkie zgromadzisz i mentalnie zarchiwizuj je "do załatwienia ... pewnego dnia." Unikaj tego stworzenie systemu, który działa dla Ciebie, czy to oznacza zdobycie starej szafki na dokumenty, niezawodnego skanera czy niszczarki.
4. Brak podkładki startowej
Wyrzutnia to wydzielona przestrzeń przy drzwiach wejściowych, gdzie rzeczy, których potrzebujesz codziennie - klucze, szklanki itp. - są przechowywane, gdy nie są używane. Platforma startowa nie pomoże we wszystkich rodzajach bałaganu, ale jest to doskonały sposób, aby upewnić się, że wychodzące wiadomości wychodzą z domu.
Ważna jest koncepcja platformy startowej i nawyków, które pomagają rozwijać.
Zasadniczo wyrzutnia ułatwia wykonywanie tego samego w ten sam sposób każdego dnia. Wstawianie kluczy w określonym miejscu, gdy tylko wejdziesz do środka, jest takim samym zachowaniem, jak odrzucanie wiadomości-śmieci, gdy tylko ją dostaniesz, lub szybkie otwieranie ważnych wiadomości. Kiedy myślisz o innych powiązanych codziennych zadaniach, takich jak sortowanie poczty, mogą stać się częścią tego systemu.
5. Bycie niejasnym
To jest jeden z moich win. Oto przykład: w moim pudełku z plikami mam folder oznaczony "samochód". Oznacza to, że jeśli muszę wyszukać tytuł mojego samochodu, muszę przebrać się przez pokwitowania za usługi samochodowe, dokumenty dotyczące ubezpieczenia samochodu, informacje o moim starym samochodzie Nie jestem już właścicielem i tak dalej. (Mam też folder oznaczony "misc.", Który jest katastrofą organizacyjną, która czeka, aby się wydarzyć.)
Organizując dokumenty, które musisz zachować, najlepiej być tak konkretnym i klarownym, jak tylko możesz. Wprowadzenie folderów z etykietami takimi jak "ubezpieczenie samochodu", "konserwacja samochodu" i "samochód finansowy" spowodowałoby, że korzystanie z mojego systemu archiwizacji nie było bynajmniej ciężkim zadaniem.
Możesz także zmniejszyć ilość nadmiaru papieru, ucząc się, jak długo potrzebujesz zachować dokumenty .
Jeśli przechowujesz przestarzałe papiery, których już nigdy nie użyjesz, w końcu pozbycie się ich pozbędzie się wielu rzeczy z twojego życia.