Szybka lista kontrolna tego, jak długo przechowywać dokumenty i co należy zniszczyć
Papier jest uciążliwy, a zarządzanie rodzimym archiwum może być uciążliwe, ale niektóre dokumenty, na które naprawdę trzeba się trzymać, ponieważ nigdy nie wiadomo, kiedy będą potrzebne. Oto podstawowe informacje o tym, jak długo należy przechowywać dokumenty, a kiedy skończysz, które trzeba strzyc. Powinno to służyć jako szybki przewodnik po tworzeniu i utrzymywaniu sprawnego systemu przechowywania w domu.
Po pierwsze, zastanów się nad zmniejszeniem ilości otrzymywanego papieru, a będziesz musiał się strzępić lub złożyć mniej.
Oznacza to pozbycie się niechcianej poczty, zapisanie się na e-rachunki i nie przyjmowanie ulotek, kuponów, z których nigdy nie skorzystasz, lub innych efemeryd, które uważasz za potrzebne do utrzymania się, gdy wiesz, że tak naprawdę nie.
Jeśli naprawdę zmagasz się z bałaganem na papierze do momentu, w którym czujesz, że możesz go gromadzić , skontaktuj się z profesjonalistą, który poprowadzi Cię przez proces declutteringu.
Drugim krokiem jest upewnienie się, że masz dobry system zarządzania pocztą . Im wydajniej będziesz obsługiwać pocztę, tym rzadziej będziesz musiał przeprowadzić dużą sesję segregowania / niszczenia / recyklingu.
Stwórz elektroniczny system archiwizacji
Pozbycie się papierowego segregatora przez ustawienie elektronicznego systemu przechowywania pozwoli zaoszczędzić miejsce i pozbędzie się bałaganu na papierze. To jest wygrana. W dzisiejszych czasach elektroniczny system archiwizacji ma wiele sensu. Aby rozpocząć, potrzebujesz skanera i miejsca do przechowywania plików, systemu folderów na komputerze lub w chmurze oraz zewnętrznego dysku twardego.
Skonfiguruj foldery ogólne dla różnych typów dokumentów (przykłady: gospodarstwo domowe, podatki, auto, świadectwa urodzenia, itp.) Nie musisz robić zbyt precyzyjnie przy przechowywaniu dokumentów, ponieważ elektroniczne systemy segregacji są dostępne do przeszukiwania.
Następnie zeskanuj każdy dokument i zapisz w folderze zgodnie z zawartością.
Przechowywanie kopii ważnych dokumentów
Dla Twoich super ważnych dokumentów eksperci doradzają w utrzymaniu kopii.
Może to oznaczać przechowywanie jednej kopii w chmurze, a drugiej na twardym dysku. Może to również oznaczać zachowanie jednego egzemplarza w elektronicznym zgłoszeniu i jednego wydruku w sejfie ognioodpornym.
Przechowuj te dokumenty na zawsze
Te dokumenty powinny być przechowywane na zawsze:
Academic Records - dyplomy, transkrypcje i wszelkie prace związane z portfelem, które mogą być wykorzystane w przyszłości podczas ubiegania się o pracę.
Dokumenty adopcyjne
Certyfikaty chrztu
Akty urodzenia
Świadectwa zgonu - mogą być potrzebne do celów podatkowych.
Licencje kierowcy
Dokumentacja zatrudnienia - wszelkie klauzule, umowy, pliki dyscyplinarne i przeglądy wyników.
Certyfikaty małżeńskie
Dokumentacja medyczna
Rejestry wojskowe
Paszporty
Emerytury i akta emerytalne
Karty Ubezpieczenia Społecznego
Testamenty
Zapisz na krótszy okres czasu
Te dokumenty możesz dotknąć tak często, jak co miesiąc lub co tydzień:
Wyciągi bankowe - 1 miesiąc
Rachunki - 1 rok za jakiekolwiek inne podatki lub gwarancje, wszystkie inne rachunki powinny zostać zniszczone, gdy tylko zostaną opłacone.
Bony na karty kredytowe - natychmiastowo rozdrabniane po opłaceniu.
Home Improvement Receipts - Przechowywać do momentu sprzedaży domu.
Investment Records - 7 lat po zamknięciu konta lub sprzedaży zabezpieczenia.
Leasing - Przechowuj dopóki nie wyprowadzisz się z domu i nie otrzymasz zwrotu pieniędzy od właściciela.
Wypłaty / wypłaty - 1 rok, dopóki nie otrzymasz W-2
Przychody ze sprzedaży - Przechowuj przez cały okres obowiązywania gwarancji. Oczywiście dotyczy to tylko dużych zakupów, takich jak urządzenia i elektronika. Zazwyczaj przechowuję rachunki za rzeczy takie jak artykuły spożywcze i odzież, o ile wiem, że nie będę potrzebował potwierdzenia odbioru.
Dokumenty podatkowe - 7 lat, w tym twoje dokumenty i wszystkie dokumenty towarzyszące, takie jak W-2 i pokwitowania.
Zapis pojazdu - Przechowywać do momentu sprzedaży łodzi, samochodu lub motocykla.
Jak pozbyć się dokumentów
Rozdrabnianie dokumentów jest głównym sposobem ochrony przed kradzieżą tożsamości. (Przeczytaj mój wywiad z ekspertem ds. Bezpieczeństwa Jay'em Foley'em na temat: Jak chronić się przed kradzieżą tożsamości). Zastanawiasz się, co zniszczyć? Zasadą jest, że należy niszczyć cokolwiek z poniższymi informacjami: numery kont, daty urodzenia, nazwiska panieńskie, hasła i pinezki, podpisy i numery ubezpieczenia społecznego.
Znowu te są nie myślenia.
Oto podstawy:
Jeżeli dokumenty są nadal "aktywne", tzn. Należy je przechowywać w celach informacyjnych i ustanowić prosty system przechowywania w domu. Oznacza to składanie dokumentów według tematu, a następnie ich niszczenie, gdy nie są już używane.
Jakie dokumenty należy zniszczyć
Jeśli skończysz z tymi dokumentami i już ich nie potrzebujesz, oto co niszczyć (wszystko inne - jak papierkowa robota - możesz po prostu oddać do recyklingu).
Wpływy z bankomatu
wyciągi bankowe
Kopie aktu urodzenia
Anulowane i unieważnione kontrole
Rachunki kart kredytowych
Raporty kredytowe
Prawa jazdy (wygasł)
Dokumenty zatrudnienia, które mają jakąkolwiek identyfikację
Przedawnione paszporty i wizy
Konta inwestycyjne
Legalne dokumenty
Inwestycje, transakcje giełdowe i nieruchomości
Przedmioty z podpisem (dzierżawa, umowy, listy)
Oznaczenia bagażowe
Dokumentacja medyczna i stomatologiczna
Dokumenty z numerem ubezpieczenia społecznego
Hasła lub numery PIN
Odcinki wypłaty
Wstępnie zatwierdzone aplikacje do obsługi kart kredytowych
Wpływy z numerami kont bankowych, numerami kart kredytowych lub dowolnymi innymi informacjami identyfikującymi
Formularze podatkowe
Transkrypty z informacjami identyfikującymi je
Plan podróży
Używane bilety lotnicze
Rachunki za media (telefon, gaz, prąd, woda, telewizja kablowa, Internet)
Upewnij się, że masz skonfigurowany elastyczny system segregacji dokumentów, aby zachować te dokumenty w porządku i zniszczyć je, gdy nie są już potrzebne.
Wszystko, co planujesz zatrzymać, musi zostać zrealizowane, zorganizowane i złożone. Lubię mój domowy system archiwizacji.