Jak zorganizować system składania w domu w 7 krokach

01 z 07

Jak skonfigurować system przechowywania papieru + system przechowywania, który będzie działał dla Ciebie na zawsze

Walka jest prawdziwa: zarządzanie papierami i bałaganami na papierze to pestki. Dlatego tak ważne jest stworzenie łatwego, możliwego do użycia systemu przechowywania w domu, którego faktycznie użyjesz. Dziś to właśnie zamierzamy zrobić razem.

Cel

Dowiedz się, jak skonfigurować domowy system segregacji, który będzie używany przez resztę życia. Musi być elastyczny, aby dostosować się do zmian stylu życia i musi być prosty, abyś mógł go zachować.

Co będziesz potrzebował

• Szafka na dokumenty lub pudełko na pliki
• Wiszące foldery plików (lubię te kolorowe, które są przedstawione powyżej)
• Uchwyt na pulpit
• Niszczarka
• Kosz recyklingowy
• Foldery z plikami
• Drukarka lub długopis

wyczucie czasu

To jest projekt weekendowy. Nie zalecamy rozpoczynania tego w dni powszednie po długim dniu pracy / szkole itp. Rozpocznij ten dzień w sobotę lub niedzielę rano, uzbrojony w kawę lub herbatę, a także postawę taką jak ta.

02 z 07

Zbierz wszystkie dokumenty razem w jednym miejscu

Pierwszym krokiem w tworzeniu systemu przechowywania w domu jest zgrupowanie wszystkich plików i dokumentów w tej samej przestrzeni, aby można było sortować, poddawać recyklingowi i niszczeniu. Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu ma następujące zalety:

1. Pozwoli to skupić się na wykonywanym zadaniu. Kiedy próbujesz Wykonaj zadanie, którego nie jesteś podekscytowany (jak zgłoszenie), jakikolwiek pretekst, by wędrować i zacząć od innego nowego projektu. Jeśli masz wszystkie swoje zapasy (wymienione tutaj) i wszystkie twoje papiery w jednym miejscu, naprawdę nie masz wymówki, ale chcesz się zagłębić.
2. Będziesz dokładniejszy. Robiąc zamiatanie domu z góry, nie będziesz musiał powtarzać tego zadania za kilka tygodni, kiedy znajdziesz w pralni stos zapomnianych papierów.

Kilka miejsc, w których można znaleźć papiery (inne niż oczywiste szuflady biurkowe, szafki na dokumenty i stos poczty):

1. Salon. Papiery mają tendencję do gromadzenia się w salonie, ponieważ często nie mamy pojęcia, co z nimi zrobić. Dlatego zawsze należy umieszczać dokumenty, z którymi nie masz pewności, co jeszcze zrobić w mojej skrzynce pocztowej.
2. Torby . Plecaki, torby robocze, torebki, torby gimnastyczne i walizki.
3. Kuchnia. Stosy papieru mają sposób na zakończenie w kuchni. To dlatego, że kuchnia jest często pierwszym miejscem, do którego zmierzamy, gdy przechodzimy przez drzwi.

Więc zebrać wszystkie swoje papiery, a następnie ...

Wybierz dobre miejsce z twardą powierzchnią, na której możesz utworzyć 5 stosów. Może to być stół kuchenny, łóżko w pokoju gościnnym lub biurko, jeśli jest wystarczająco duży. Jeśli powierzchnia nie jest wystarczająco duża, podłoga też działa.

Jeśli masz tak wiele papierów, twoje stosy mogą się przewrócić, a następnie użyj pojemników lub nawet pudeł kartonowych. Oznacz je, aby były rozdzielone i aby uniknąć błędów - na przykład przypadkowo prześlij zeszłorocznych zeznań podatkowych do pola "odzyskuj".

03 z 07

Oddziel swoje papiery w pięć kategorii

Teraz nadszedł czas na biznes. Będziesz musiał dotknąć każdego papieru i podjąć decyzję.

Reguła: Musisz podjąć decyzję o każdym kawałku papieru. Przejdzie do jednej z tych 5 kategorii:

1. Działanie: Dokumenty, które musisz podjąć, a następnie odrzucić. Nie myl ich z tym, o czym mówimy w poniższej kategorii jako "Gospodarstwo domowe". Dokumenty gospodarstwa domowego są składane na stałe, pliki akcji będą używane raz, a następnie odrzucane.
   Przykłady: zaproszenia, bilety parkingowe, przypomnienia o spotkaniach, prace domowe, rachunki itp.

2. Archiwum: Dokumenty lub dokumenty, które musisz przechowywać, ale nie musisz się odwoływać ani używać więcej niż raz lub dwa razy w roku.
   Przykłady: zeznania podatkowe, dokumentacja medyczna, akta naukowe, dowód uczestnictwa w obowiązkach ławy przysięgłych, czyny, umowy najmu, umowy itp.

3. Gospodarstwo domowe: są to papiery, których używasz do utrzymania swojego domu (i życia).
   Przykłady: kupony, przepisy, podręczniki użytkownika, rachunki za tegoroczne podatki, dokumenty dotyczące zbliżających się podróży itd.

4. Recykling: dokumenty i dokumenty, które nie należą do żadnej z powyższych kategorii i nie zawierają danych osobowych.
   Przykłady: wiadomości-śmieci, arkusze z seminarium, które już nie są zainteresowane, gazety, czasopisma, stare zadania domowe, których nie potrzebujesz, używane koperty itp.

5. Shred: dokumenty i dokumenty, które nie mieszczą się w kategoriach 1-3, ale zawierają dane osobowe.
   Przykład: oferty kart kredytowych, stare wyciągi bankowe, rachunki itp.

04 z 07

Declutter + odrzucaj dokumenty i pliki, których już nie potrzebujesz

Twój największy stos zostanie poddany recyklingowi. Najpierw poddaj je recyklingowi - celem jest zredukowanie ilości papieru, z którym masz do czynienia najszybciej, jak to możliwe.

Następnie niszcz niszczarki - powinno to obejmować wszystko, co identyfikuje cię poza Twoim imieniem i adresem.

Alternatywnie, ten Guard Your Roller ID z The Container Store jest bardzo przystępny cenowo i bardzo praktyczny dla tych, którzy mają dość zacięcia. W ten sposób możesz po prostu nadpisać swoje dane identyfikacyjne i przetwarzać pocztę i dokumenty z danymi osobowymi zamiast niszczenia.

Po wyrzuceniu śmieci nadszedł czas na skonfigurowanie systemu, który:

1. Łatwy w użyciu, więc faktycznie go użyjesz ;
2. Elastyczny na tyle, aby uwzględnić zmiany w życiu i nowe projekty; i,
3. Bezpieczne, więc gdy potrzebujesz czegoś szybko znaleźć, możesz go znaleźć.

Piękno polega na tym, że możesz podzielić te kategorie dalej, w zależności od ilości papieru, który przychodzi i wychodzi z domu lub biura.

05 z 07

Skonfiguruj plik archiwum dla swojego domowego systemu archiwizacji

Łatwo jest zdecydować, które dokumenty znajdą się w pliku archiwum. To są najważniejsze papiery, które posiadasz. Są dowodem na to, że Ty i Twoja rodzina istniejecie, płacicie podatki, własne domy i samochody, ukończyli studia, mogą podróżować poza wasz kraj w paszporcie lub wizie. Jeśli jesteś właścicielem firmy lub właścicielem więcej niż jednej usługi, ten plik będzie jeszcze większy.

Oto lista podstawowych rzeczy do zachowania w tym pliku:

• zwrot podatku
• dokumentacja medyczna
• akademickie rekordy
• dowód, że zasłużyłeś na przysięgłych
• czyny
• dzierżawę
• kontrakty
• paszporty
• więc karty bezpieczeństwa
• rejestry zatrudnienia
• certyfikaty chrztu
• ubezpieczenia na życie / dokumenty emerytalne

Przechowuj te dokumenty w skrzynce z plikami w etykietowanych folderach. Rozważ kupienie ognioodpornego pudełka, gdy zaczniesz zdobywać więcej "rzeczy", aby zachować bezpieczeństwo.

Zachowaj często używane pliki (kilka razy w roku) z przodu. Oprzyj się pokusie nadorganizacji tej przestrzeni, ponieważ jeśli staniesz się zbyt konkretny, utrudni to znalezienie rzeczy, kiedy naprawdę, naprawdę ich potrzebujesz. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli zanurzasz się w pliku archiwum, naprawdę potrzebujesz tego papieru, więc spraw, aby był dla ciebie tak łatwy jak to tylko możliwe.

Oto moje kategorie:

• Akademicki
• Samochód
• Zatrudnienie
• Budżetowy
• Zdrowie
• ID
• Ubezpieczenie
• Nieruchomość

Uporządkuj je alfabetycznie, ale zachowaj plik ID z góry. Ma to na przykład akt urodzenia, paszport, kartę ubezpieczenia społecznego i certyfikat chrztu. Tutaj również powinieneś zachować licencję małżeństwa.

Aby przechowywać te dokumenty, należy wziąć pod uwagę pole wysokiego bezpieczeństwa, które za mniej niż 50 USD stanowi wielką wartość *. Inną opcją jest pudełko na receptę o wysokim stopniu bezpieczeństwa. Ten jest przeznaczony do zaopatrzenia medycznego, ale może z łatwością pomieścić kilka artykułów do stracenia.

Możesz ustawić własny majsterkowanie jako swój własny plik lub możesz użyć FileSolutions Home Filing System.

* Jeśli utracisz te pliki, zapłacisz znacznie więcej, aby uzyskać kopie od rejestratorów, urzędów miejskich, instytucji akademickich itp., Więc 50 $ to opłacalna, inteligentna inwestycja.

06 07

Uporządkuj plik gospodarstwa domowego

Oto dobra zasada dotycząca tego, co powinieneś przechowywać w Twoim pliku gospodarstwa domowego: Wszystko, czego możesz potrzebować w przyszłości, ale nie musisz teraz podejmować żadnych działań, które nie należą do twojego pliku archiwum. Użyj własnego pliku gospodarstwa domowego (zwanego Domowym skoroszytem) jako przykładu, abyś mógł lepiej zrozumieć, co przechowywać w tym pliku, a czego nie.

Po pierwsze, zamiast skrzynki na pliki lub kosza, utworzyłem segregator z sekcjami, a następnie kieszeniami do przechowywania rzeczy, takich jak kupony i karty podarunkowe. Możesz użyć tego segregatora i mieć sekcje dla następujących elementów:

• Kupony / Groupons
• Karty podarunkowe
• Dokumenty dotyczące nadchodzących podróży / podróży
• Rabaty, które złożyłem i czekam na zwrot czeku
• Pokwitowania za duże przedmioty, takie jak urządzenie lub duży mebel
• Mają kieszeń na wszystkie karty z nagrodami
• Notatki i materiały referencyjne dotyczące nadchodzących projektów, nad którymi pracujesz
• Przepisy *
• Wpływy z podatków
• Ubezpieczenia samochodu / domu / najemcy

Prawdopodobnie możesz po prostu zeskanować większość z nich na koncie Evernote , ale wtedy, gdy ich potrzebujesz, będziesz musiał wydrukować je ponownie, więc zrób to w tym notesie i nazwij go skoroszytem gospodarstwa domowego.

* Zachowaj osobny plik dla receptur, które chcesz kiedyś zwrócić, ale nie masz.

07 z 07

Skonfiguruj plik akcji

Plik akcji to dokumenty, na które należy podjąć działania, a następnie je odrzucić. Wszelkie dokumenty lub papiery, które muszą być złożone na stałe lub przez dłuższy okres czasu (ponad miesiąc), prawdopodobnie należą do Twojej dokumentacji gospodarstwa domowego.

Pliki akcji to:

• Zostanie użyty raz, a następnie odrzucony; lub,
• Pliki, na które czekasz, aby podjąć działanie.

Użyj pudełka do przechowywania tych dokumentów, a my polecamy to pudełko. Wybierz kolor pomarańczowy, ponieważ jest to krzykliwy kolor, a myślenie polega na tym, że co najmniej raz w tygodniu będziesz go przeglądał. Może to również podwajać się jako Inbox, pomagając w zarządzaniu pocztą .

Oto przykłady tego, co należy zachować w pliku Action:

Przychodząca wiadomość:

• Wszystko, co otrzymasz w mailu, idzie w tym pliku
• Dowolny kawałek papieru, który ktoś ci wręcza lub chwytasz i wkładasz do torebki, wchodzi tutaj

Pozycje kalendarza:

• Zaproszenia na zbliżające się wydarzenia i wszelkie wskazówki lub karty odpowiedzi, które są z nimi
• Rachunki do zapłaty, a następnie rozdrobnienie lub recykling
• Pozwolenie ześlizguje się, by podpisać
• Przypomnienia o spotkaniach

Elementy do zapłaty:

• Bilety parkingowe do zapłaty
• Rachunki do zapłacenia

Przedmioty Czekam na:

• Wpływy za wszystko, co niedawno kupiłeś, na wypadek, gdybyś zdecydował się na powrót. Na przykład, jeśli dostaniesz pakiet od Amazon, wrzuć list przewozowy do tego kosza na wypadek, gdyby produkty nie wyszło i musisz je zwrócić. Podobnie dla innych pakietów, które otrzymujesz.
• Wpływy za wszystko, na co czekasz. Na przykład, jeśli złożyłeś rachunek do swojej firmy ubezpieczeniowej i czekasz na zwrot kosztów, trafia on do tego pliku. Jeśli coś zwróciłeś i czekanie na zwrot pojawi się na wyciągu z rachunku bankowego lub na rachunku karty kredytowej, jest ono wyświetlane w tym polu.

Możesz podzielić ten plik na kilka kategorii, ale łatwiej jest po prostu rzucić wszystko w tym polu, a następnie przejrzeć je raz, dwa razy lub trzy razy w tygodniu. W tym momencie możesz oddać do recyklingu lub zniszczyć wszystko, czego już nie potrzebujesz, złożyć wszystko, co należy do Archiwum lub Gospodarstwa Domowego, i zrobić wszystko, na co należy odpowiedzieć. Celem jest utrzymanie tego pliku tak małego, jak to możliwe.

Ale ... sztuczka polega na tym, że musisz przeglądać ten plik przynajmniej raz w tygodniu, najlepiej częściej. Gorąco polecam dodanie tego zadania do Twojej codziennej organizacyjnej rutyny , w ten sposób składasz i przechowujesz stosunkowo niewielką ilość papierów raz w tygodniu, zamiast