Jak zarządzać pocztą w 5 krokach

Nauka zarządzania twoją pocztą jest zaskakująco zniechęcającym zadaniem organizacyjnym, ponieważ nie możesz po prostu wizualnie organizować poczty, musisz przeczytać i dotknąć każdego dokumentu, aby go złożyć lub odrzucić. Najlepszą drogą do solidnego zarządzania jest ograniczenie ilości papieru docierającego do Twojego domu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zarządzać pocztą w czterech krokach.

• 01 z 05

  Zrzuć śmieci

  Zmniejsz ilość otrzymywanych wiadomości e-mail, zatrzymując napływ śmieci.

  Przysięgam, że jeśli kiedykolwiek się zgubię, katalog J Crew znajdzie mnie pierwszy. Zmniejszenie ilości otrzymywanych niechcianych wiadomości skróci czas spędzany na zarządzaniu pocztą. Mniej poczty = mniej czasu.

  Bonus: To jest dobre dla środowiska.

• 02 z 05

  Zaplanuj to

  Większość ludzi sortuje pocztę podczas chodzenia do drzwi po pracy i często zatrzymuje się w środku, aby odłożyć płaszcz lub zwrócić uwagę na to, co jest na obiad. Oprzyj się pokusie zarządzania pocztą, dopóki nie będziesz miał czasu i uwagi, aby dać to zadanie.

  Powody:

  1. Jeśli sortujesz sobie drogę w drzwiach, najprawdopodobniej nie jesteś przygotowany do zarządzania twoją pocztą w tym czasie. Potrzebujesz odpowiednich narzędzi (poniżej) i uwagi, aby zdecydować, jak użyć lub odrzucić każdy element.
  2. Nigdy nie dotykaj kartki papieru więcej niż raz, jeśli jej nie masz. To właśnie sprawia, że ​​zarządzanie papierem jest tak męczące: za każdym razem musisz je czytać! Zaczekaj, aż będziesz gotowy do zarządzania i odrzucenia.

  Zaplanuj czas każdego dnia lub raz w tygodniu, aby uporządkować pocztę.

• 03 z 05

  Przybory

  Mają odpowiednie narzędzia do odrzucania, recyklingu lub odpowiadania na wiadomości e-mail.

  Nic nadzwyczajnego, ale mam pod ręką następujące rzeczy:

  1. Niszczarka - wszystko, co zawiera informacje identyfikujące Twoje nazwisko i adres, powinno zostać natychmiast zniszczone.
  2. Kosz recyklingowy - Większość przesyłek pocztowych można od razu zwrócić do obiegu (pomyśl: kupony, ulotki, ogłoszenia).
  3. System składania wniosków i kalendarz - w przypadku wiadomości e-mail należy podjąć działania natychmiast lub w przyszłości.

  "Pod ręką", naprawdę pod ręką. Nie trzymaj niszczarki i kosza na śmieci w oddzielnych pomieszczeniach. Zarządzam pocztą stojącą zarówno nad koszem na śmieci, jak i niszczycielem, a następnie przynoszę pocztę, która jest mi potrzebna, do podjęcia działań na moim biurku, na którym ustawiłem kalendarz i zestaw biurowy. Polecam osobny schowek na biurko, a także archiwalną szafkę na dokumenty do organizacji korespondencji.

• 04 z 05

  Estabish a System

  Istnieją 3 "gry końcowe" dla każdej wiadomości:

  1. Działanie - Mail, od razu musisz podjąć działanie. Ten rodzaj poczty zostanie podzielony na dalsze kategorie, takie jak archiwum / referencje, odpowiedź, działanie itp.
  2. Recykling - wiadomości-śmieci, które nie mają dla ciebie żadnej wartości i żadnych informacji identyfikujących go poza Twoim imieniem.
  3. Shred - każda przesyłka zawierająca wszelkie informacje identyfikujące ją poza Twoim imieniem i nazwiskiem. Obejmuje to numery ubezpieczenia społecznego, daty urodzenia, oferty kart kredytowych itp. Nie jesteś pewien, czy powinieneś oddać do recyklingu lub zniszczyć? Zobacz, co należy strzyc i przeczytaj więcej na temat kradzieży tożsamości: Jak chronić się przed kradzieżą tożsamości.

• 05 z 05

  Tak trzymać

  Na kilka sposobów upewniam się, że to utrzymam:

  • W każdy czarny piątek (dzień po Święcie Dziękczynienia), podczas gdy wszyscy inni są poza sklepem, zbieram wszystkie katalogi, których nie chcę już otrzymywać, i dzwoń do nich, aby anulować.
  • Postępuj zgodnie z cotygodniową procedurą organizacyjną , w której zarządzamy pocztą co tydzień.
  • Możesz przeczytać więcej o codziennym zarządzaniu pocztą.