Znaczenie właściwej etykiety e-mailowej

Czy kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail, która sprawiła, że ​​zastanawiasz się nad osobą, która ją wysłała? Albo, co gorsza, czy wysłałeś kiedyś e-maila, którego później żałowałeś?

Bycie na odbierającym końcu złego e-maila może sprawić, że potrząśniesz głową i spróbujesz dowiedzieć się, co na ziemi myślała ta druga osoba. Bycie tym, który je wysłał, może zrujnować wielki dzień i może mieć niekorzystne konsekwencje później.

Szybkość odpinania wiadomości e-mail sprawiła, że ​​jest to preferowana metoda komunikacji. Niezależnie od tego, czy wysyłasz osobisty lub firmowy adres e-mail, przestrzeganie właściwej etykiety jest niezbędne, aby zapobiec nieporozumieniom lub trudnym uczuciom.

Postępuj zgodnie ze złotą regułą, traktując odbiorcę tak, jak chcesz być traktowany. Zanim klikniesz "wyślij" w dowolnym e-mailu, poświęć chwilę i przekaż mu dodatkowe informacje. Efektywne korzystanie z poczty e-mail może zapewnić pozytywne nastawienie do przełożonego, a nawet dać przewagę, gdy nadejdzie czas promocji .

• 01 z 10

  Nie zakładaj prywatności

  Pamiętaj, że Twoja firmowa i osobista poczta e-mail może nie być prywatna. Twoja firma ma prawo do przeczytania czegokolwiek wysłanego z biura, więc nigdy nie pisz i nie wysyłaj osobistych lub bardzo poufnych informacji z pracy. Osobisty adres e-mail z domu może zostać przekazany, więc nie należy pisać niczego, co mogłoby spowodować problem, jeśli dotrze do niewłaściwej osoby.

• 02 z 10

  Trzymaj się z dala od obraźliwych komentarzy

  Unikaj obraźliwych komentarzy w e-mailu. Obejmuje to rasistowskie, seksistowskie lub negatywne uwagi na temat innej osoby lub firmy. Jeśli otrzymasz obraźliwy e-mail, nie odpowiadaj ani nie przesyłaj go nikomu. Nigdy nie używaj e-maili, aby powiedzieć coś, co może zostać źle zrozumiane szefowi .

• 03 z 10

  Nie krzycz

  Pamiętaj, że kiedy piszesz wszystkimi literami, twoja wiadomość e-mail pojawia się jako krzyk. Niektórzy myślą, że to ułatwia czytanie ich wiadomości, ale tak nie jest. Użyj czcionki, która jest łatwa dla oczu, gdy czytasz ją w standardowych literach.

• 04 z 10

  Edytuj wiadomości

  Edytuj swoje e-maile, zanim je wyślesz. Użyj sprawdzania pisowni i przeglądaj wszystkie e-maile biznesowe, aby upewnić się, że masz poprawną gramatykę. Zawsze chcesz zaprezentować się jako profesjonalista w korespondencji. Sprawdź osobisty adres e-mail po zakończeniu pisania, aby upewnić się, że osiągnie zamierzony cel. Upuszczenie pojedynczego słowa może zmienić znaczenie zdania.

• 05 z 10

  Odpowiedz z rozwagą

  Poznaj właściwy sposób odpowiadania na otrzymywane e-maile. Zwróć szczególną uwagę na nadawcę i inne osoby w polach "do" i "DW". Odpowiadaj tak szybko, jak to możliwe, zamiast pozwolić, aby Twój "zapisany" folder stał się zbyt zagracony.

  Unikaj chęci użycia opcji "odpowiedz wszystkim", a następnie sprawdź, kto jest wymieniony w nagłówku. Twoja odpowiedź może wprowadzać w błąd innych na liście lub może skończyć się wysyłaniem niepotrzebnych informacji do osób, których nie znasz. Wystarczy kliknąć "odpowiedz wszystkim", jeśli jesteś pewien, że wszyscy potrzebują informacji, które wysyłasz.

• 06 z 10

  Zapoznaj się z narzędziami e-mail

  Poznaj narzędzia i typy wiadomości e-mail. Obejmuje to wiersze "do", "cc", "bcc" i tematu. Główny odbiorca powinien znajdować się w polu "do". Gdy chcesz kogoś skopiować, zwykle dodajesz tę osobę do pola "DW" lub "Kopię węgla". Jeśli ktoś musi zostać skopiowany, a inni na liście nie otrzymają jego e-maila, użyj "bcc" lub ślepej kopii węglowej. Kopiuj tylko osoby, które muszą znać informacje, które wysyłasz.

  Nigdy nie wysyłaj wiadomości e-mail o łańcuchu. Mogą one stać się uciążliwe i zepsuć skrzynki pocztowe ludzi do irytacji . Nie chcesz stać się osobą, która przekazuje wiadomości, które mogą lub nie mogą być prawdziwe.

  Zawsze powinieneś wypełniać temat wiadomości e-mail związanych z biznesem i jest to preferowane w przypadku osobistej poczty e-mail. Temat powinien być jak najkrótszy i mieć tylko jeden temat na mailing.

• 07 z 10

  Zachowaj to krótko

  Większość ludzi woli krótkie e-maile niż długie, rozwlekłe wiadomości. Jeśli to możliwe, podaj swój punkt w kilku zdaniach. Aby uzyskać dłuższą wiadomość, zacznij od wprowadzającego akapitu, w którym ludzie poznają podstawy. Jeśli masz więcej niż jeden temat, podziel wiadomość na więcej niż jedną wiadomość, z jednym tematem na e-mail.

• 08 z 10

  Uważaj na swój ton

  Zachowaj pozytywny ton w wiadomościach e-mail. Pamiętaj, że snarkowe uwagi mogą być raczej kiepskie niż zabawne. Uratuj sarkastyczny humor przed komunikacją głosową, aby inni mogli usłyszeć ton Twojego głosu. Obejmuje to również gniew. Powinieneś zawsze unikać wysyłania złych wiadomości e-mail lub ryzykować obrażanie kogoś, z kim pracujesz lub którym zależy.

• 09 10

  Używaj flag priorytetowych z dyskrecją

  Jeśli masz flagę o wysokim priorytecie, używaj jej tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Korzystanie z niego za dużo będzie miało ostatecznie przeciwny skutek i będziesz wysyłać wiadomości e-mail na dół listy priorytetów dla odbiorców.

• 10 z 10

  Wpisz swoje imię

  Nie zapomnij podpisać swoich e-maili. Odbiorcy mogą się denerwować, jeśli muszą przewinąć w górę i dowiedzieć się, kto wysłał im wiadomość. Jeśli oczekujesz odpowiedzi telefonicznej, pamiętaj o podaniu tego numeru, nawet jeśli wiesz, że dana osoba ma go w pliku. Celem e-maili jest zaoszczędzenie czasu, a konieczność zatrzymania tego, co robi, spowolni proces. Jeśli masz linię podpisu, aktualizuj ją, podając właściwy adres e-mail i numery telefonów.