Wysyłanie wiadomości e-mail, które dobrze się komunikują
E-mail to jeden z podstawowych sposobów, w jaki ludzie wysyłają teraz pisemną komunikację, a to raczej nie ulegnie zmianie. Jest łatwy, szybki i nie wymaga stempla.
Dawno minęły czasy, kiedy trzeba czekać tydzień lub dłużej na list lub odpowiedź w mailu. Nie ma potrzeby wykonywania awaryjnych przejazdów na poczcie, aby ważyć koperty i zbierać wystarczającą liczbę znaczków na rachunki i listy. W rzeczywistości wiele osób nigdy nawet nie zaadresowało koperty ani nie wysłało listu za pośrednictwem amerykańskiej poczty.
Email stał się jednym z najprostszych i najszybszych sposobów komunikowania się zarówno w życiu osobistym, jak i biznesowym. Stało się to zjawiskiem, które sprawia, że kiedykolwiek zaufana poczta w Stanach Zjednoczonych stara się znaleźć sposób na pozostanie w biznesie.
Nie ma w tym nic dziwnego, że etykieta e-mailowa , często określana jako Netykieta, to gorący temat aktualnej kultury. Wiadomości e-mail są wysyłane codziennie przez dużą część amerykańskiej populacji. Większość firm używa poczty e-mail do komunikowania się z pracownikami przez cały dzień. Niemal każde gospodarstwo domowe ma co najmniej jeden komputer z dostępem do Internetu, a wewnątrz tych gospodarstw domowych są mamy, tatusiowie, dzieci, nastolatki, a może nawet dziadkowie, a wszystkie lub większość z nich otrzymuje i wysyła wiadomości e-mail.
Żyjemy w mikrofalówce, społeczeństwie opartym na Internecie, i nikt nie chce poświęcić czasu na napisanie długiego listu, mimo że jest o wiele bardziej intymny i osobisty. Nadal istnieje wiele okoliczności, w których e-mail działa lepiej niż poczta elektroniczna.
Oto kilka zasad i zakazów, o których należy pamiętać podczas tworzenia notatek e-mail.
- Przygotować. Zanim zaczniesz pisać e-mail, czy jest to wstępna notatka, czy odpowiedź, powinieneś zadać sobie pytanie, co chciałbyś przekazać. Krótko mówiąc, jaki jest twój cel pisania? Kiedy już wiesz, możesz przeczytać wypełniony e-mail przed wysłaniem go, aby upewnić się, że osiągnąłeś swój cel. Jeśli robi ocenę, to wyślij ją; jeśli tekst jest mylący, szorstki lub niejasny, być może powinieneś zacząć od nowa.
- Komunikować się. Pamiętaj, że komunikujesz się z prawdziwą osobą, która otrzyma tę wiadomość. Mając to na uwadze, powinieneś zwrócić się do tej osoby po imieniu i szanować ją. Jeśli jest to odpowiedź na otrzymaną wiadomość e-mail, powinieneś poświęcić trochę czasu na wcześniejsze odpowiedzi na pytania lub prośby.
- Oddychać. W pewnym momencie wszyscy byliśmy winni utraty naszego opanowania. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail, która Cię denerwuje lub niepokoi, nie odpowiadaj w naturze. Wybierz najlepszą drogę i odpowiedz tylko, aby potwierdzić przyjęcie lub trochę czasu, zanim odpowiesz, abyś mógł się uspokoić i odpowiedzieć dobrze przemyślaną wiadomością. Nigdy nie chcesz odpowiadać na e-mail (lub jakąkolwiek inną formę komunikacji) w gniewie. Kiedy jesteśmy rozgniewani, mamy tendencję do mówienia (lub pisania) rzeczy, których albo nie mamy na myśli, albo nie musimy tego mówić. Pamiętaj, że po wysłaniu wiadomości e-mail jest ona dostępna na zawsze.
- Bądź przezroczysty. Twój temat powinien być prawdziwym odzwierciedleniem tego, dlaczego kontaktujesz się z odbiorcą. Używaj zwrotów, które odnoszą się do tematu wiadomości. Dzieje się tak bez względu na to, czy komponujesz firmową, czy prywatną wiadomość e-mail. Na przykład, jeśli piszesz do swojej mamy wiadomość e-mail na temat jej wizyty w przyszłym tygodniu, w temacie powinno być napisane "Twoja wizyta".
- Badania. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika biznesowego, należy użyć jego nazwiska i tytułu. Wykonaj badania i prawidłowo adresuj odbiorcę. Prezesem firmy może być zarówno pan Taylor, jak i prezydent Taylor.
- Sprawdzanie pisowni. Używanie sprawdzania pisowni jest ważne, gdy komunikujesz się na piśmie. Kiedy wysyłasz notatkę pełną błędów, komunikujesz, że jesteś zaniedbany lub że nie zwracasz uwagi na szczegóły. Spróbuj zawsze uruchomić sprawdzanie pisowni lub użyj programu, który automatycznie koryguje. Następnie przeczytaj go ponownie, aby upewnić się, że słowa, których chcesz użyć, nie zostały automatycznie poprawione na coś innego.
- Czytać korektę. Powinieneś poświęcić dodatkowe kilka sekund lub minut, które są niezbędne do szybkiego sprawdzenia każdego e-maila, który planujesz wysłać. Poświęć ten czas, aby edytować niewygodne zdania lub umieścić brakujące znaki interpunkcyjne.
- Uważaj na dźwięk. Czasami e-mail może wyglądać inaczej niż zamierzałeś. Ton wiadomości e-mail jest bardzo ważny i jest tak samo ważny jak twoja wiadomość. Ponieważ jest to pisemna komunikacja, powinieneś upewnić się, że twój ton jest przyjemny i że jest to prawdziwa reprezentacja tego, co chcesz powiedzieć. Pamiętaj, że twój odbiorca nie słyszy chichotu w twoim głosie ani nie zobaczy uśmiechu na twojej twarzy. Jeśli nie chcesz przedmowywać wszystkiego, co piszesz, powinieneś unikać jakiegokolwiek języka w e-mailu, który może być w jakikolwiek sposób błędnie zinterpretowany.
- Bądź krótki i słodki. Staraj się nie pisać powieści podczas wysyłania wiadomości e-mail. Większość ludzi naprawdę nie chce czytać tak dużo w e-mailu. Jeśli wiadomość e-mail musi być długotrwała, spróbuj pomóc jej odbiorcy, podświetlając kluczowe pojęcia, używając wypunktowania lub podsumowując temat w pierwszym akapicie.
- Komunikuj się dobrze. Nie chcesz wprowadzać w błąd czytelnika, więc poświęć trochę czasu, aby być jasnym i zwięzłym w swoim piśmie. Jeśli wysyłasz e-maila do przyjaciela, możesz być bardziej swobodny w swoim stylu pisania. Jeśli jednak jest to komunikacja biznesowa , użyj odpowiedniej gramatyki i unikaj używania symboli lub emotikonów, które sprawiają, że wydajesz się mniej profesjonalny.
Komunikacja e-mailowa jest bardzo popularna. Poświęć trochę czasu, aby zaangażować Złotą Zasadę, a pójdziesz daleko w kierunku bycia perfekcyjnym profesjonalistą netykiety.
Edytowane przez Debby Mayne