Jak nadawać priorytet zadaniom

Więc masz wszystko, co musisz zrobić każdego dnia, a lista zadań do wykonania jest pełna - skąd wiesz, co robić najpierw, na drugim i trzecim miejscu?

Niemal każdy ma wrażenie, że ma zbyt wiele do zrobienia i zbyt mało czasu, aby to zrobić. Często to przytłoczone uczucie wynika z niezdolności do nadania priorytetu wszystkim tym pozornie pilnym zadaniom. Jeśli masz wrażenie, że lista rzeczy do zrobienia rośnie z minuty na minutę i nie wiesz nawet, od czego zacząć, oto jak zidentyfikować, ocenić i ustalić priorytety zadań.

1. Zrób listę

Zanim spróbujesz uporządkować swoje zobowiązania według ich ważności, poświęć czas na skompletowanie obszernej listy wszystkiego, co potrzebujesz lub chcesz osiągnąć. Podziel listę na sekcje dla różnych rodzajów zadań. Te kategorie mogą obejmować:

Codzienne lub cotygodniowe zadania

Są to przyziemne "zadania", które mogą być osobiste ( planowanie posiłków i zakupy spożywcze ) lub związane z pracą (cotygodniowe spotkania zespołu). Jeśli wykonujesz już codzienną rutynę , zapoznasz się z tymi zadaniami; jeśli nie, to jest dobry czas, aby go stworzyć. To, co uwzględnisz, może się różnić - niektórzy ludzie nie będą musieli przypominać sobie o sprawdzaniu poczty e-mail lub kupować artykuły spożywcze, ale inni docenią uporządkowane przypomnienia o wykonywaniu określonych czynności w określonych godzinach lub w określonych dniach.

Zadania z terminami

Te oczywiście muszą być wykonane w określonym terminie i wymagają wcześniejszego przygotowania. Przykładem może być szkolny papier, który powinien ukazać się za trzy tygodnie lub przyjęcie, które planujesz za sześć miesięcy.

Tego rodzaju zadania - często nazywane projektami - można później podzielić na mniejsze komponenty - na przykład "papier do pisania" można podzielić na czytanie odpowiednich książek, organizowanie notatek, pisanie zarysu, pisanie pierwszego projektu, a więc na.

Powtarzające się zadania

Nie występują one z częstotliwością dzienną ani tygodniową, ale nie są to jednorazowe projekty.

Powtarzające się zadania mogą obejmować wizyty u dentysty lub wykonywanie kwartalnych podatków.

Zmotywowane, niezbędne zadania

Są to zadania lub projekty, które wiesz, że musisz zrobić, ale nikt cię nie zrobi. Rzadko, jeśli w ogóle, mają wbudowany limit czasu. Zastanów się nad poprawą swojej witryny małej firmy lub znalezieniem nowego głównego dostawcy usług.

Zmotywowane, niekonieczne zadania

Są to przyjemniejsze zajęcia, które jednak często upadają na marginesie, gdy inne, bardziej oczywiste zadania wypierają ich. Pomyśl czytać dla przyjemności lub pracując nad hobby.

Pewnego dnia zadania

Zadania te znajdują się w dolnej części listy zadań lub w głębi umysłu, ale zwykle nie muszą być wykonywane szybko lub nigdy. Przykład: pomaluj grzejniki.

2. Zorganizuj swoją listę

Po spisaniu wszystkiego możesz najpierw ustalić, co należy zrobić i uporządkować harmonogram. (Sposób, w jaki to robisz fizycznie - na kartce papieru, terminarzu , aplikacji, kalendarzu internetowym lub w inny sposób - ma znaczenie mniejsze niż wybrana metoda, która działa dla ciebie i którą będziesz używać). Oto kilka kryteriów myśleć o:

Pilne lub Ważne

Wszystkie zadania można podzielić na jedną z czterech kategorii. Pilne i ważne zadania powinny być wykonywane w pierwszej kolejności, tak szybko, jak to możliwe; pilne, ale nie ważne zadania mogą być delegowane, jeśli to możliwe, ale jeśli nie, harmonogram powinien zawierać wystarczającą elastyczność i dodatkowy czas, aby uwzględnić je, kiedy się pojawią; ważne, ale nie pilne zadania należy planować z dużym wyprzedzeniem, aby nie stały się pilne; zadania, które nie są ani ważne, ani pilne, mogą potencjalnie zostać wyeliminowane, chociaż jeśli im się spodoba, powinny one zostać uwzględnione w harmonogramie, aby nie zostały zatłoczone przez bardziej wymagające obowiązki.

Oceń wartość

Możesz ocenić wartość zadania na kilka sposobów. Jednym z nich może być wpływ innych ludzi i to, jak ważni są ci ludzie (zatwierdzenie twojego szefa i dobre samopoczucie dzieci, które są dla ciebie ważniejsze niż, powiedzmy, opinie grupy nieznajomych, które zgodziłeś się dołączyć do spotkania.) Możesz również przypisać wysoką wartość zadaniom, które widzisz, spłacając się w dłuższej perspektywie, lub po prostu znaleźć nagrodę.

Jedno odniesienie prawdopodobnie napotkasz, gdy czytanie o priorytetach zadań jest regułą 80-20 lub zasadą Pareto, która stwierdza, że ​​80% efektów pochodzi z 20% przyczyn. To może, ale nie musi, okazać się dla ciebie prawdziwe, ale jest to dobre przypomnienie, aby określić, na co naprawdę poświęcasz czas i które z twoich wysiłków się opłacają.

Czas i elastyczność

Funkcjonujący harmonogram pozwala na zmiany i rozpoznaje ograniczenia czasowe. Bądź realistą podczas ustalania priorytetów i planowania swoich dni. W razie wątpliwości należy zawęzić czas wykonania danego zadania.

Jeśli dwa zadania są należne w tym samym czasie, wybór, od którego zacząć, zależy od tego, jak najlepiej się pracuje. Niektórzy ludzie wolą od prostszego zadania, aby skoncentrować się na bardziej złożonym; inni poczują się uspokojeni, jeśli zaczną najpierw wykonywać trudniejsze zadania, a potem wykonają część lub całość, zanim przejdą dalej. Pamiętaj, że nie musisz wykonywać jednego zadania lub projektu od początku do końca, zanim przejdziesz do następnego - o ile oczywiście praca w ten sposób nie zwiększy Twojej wydajności.

Ogranicz swoje codzienne zadania do wykonania do maksymalnie trzech. Dzień może również obejmować mniejsze zadania, które są bardziej rutynowe lub mają mniejsze znaczenie lub pilność, ale załadowanie większych zadań prawdopodobnie doprowadzi do stresu i rozczarowania.

Pamiętaj, że priorytety mogą się zmienić - jeśli twój szef potrzebuje teraz czegoś, twój poprzedni priorytet zostanie prawdopodobnie zepchnięty na drugi. To jest jeszcze jeden powód, dla którego warto poświęcić więcej czasu na swój harmonogram, aby zapewnić elastyczność.

3. Zadania wsadowe

Zadania wsadowe to jeden z najskuteczniejszych i najskuteczniejszych sposobów na wykonanie tych dokuczliwych, wykonywanych zadań. Batchowanie oznacza po prostu, że przed przejściem do czegoś innego pracuje się nad tym samym typem zadania. Pierwszym krokiem jest identyfikacja zadań wykonywanych w kółko, a następnie skonfigurowanie prostego obiegu dokumentów, aby mogli je śledzić. Następnie zająć się tymi zadaniami w tym samym czasie, korzystając z tego przepływu pracy.

Partie wymagają wykonania podobnych zadań, które wymagają podobnych zasobów w "partiach" w celu zwiększenia wydajności i produktywności. Oto kilka przykładów:

• Płać wszystkie rachunki w tym samym czasie
• Otwórz całą swoją pocztę raz w tygodniu i działaj, zamiast pozwalać jej na codzienne branie i nigdy się do niej nie dostać

Batching pozwala Ci wejść w rowek wykonując to samo zadanie w kółko, abyś nie musiał marnować czasu na wymyślanie instrukcji i co powinieneś robić dalej.

4. Wyeliminuj zadania

Po wpisaniu wszystkich zadań i posortowaniu ich od najważniejszych do najmniej ważnych, stanie się jasne, które zadania znajdują się na dole listy. Można je czasami przekazać komuś innemu, ale jeśli nie jest to możliwe, musisz zdecydować, czy zaplanować dla nich czas, czy je wyeliminować.

Możesz mieć zadania na liście, których nie musisz robić, a nawet nie chcesz robić, ale czułeś się pod presją, aby dodać w pewnym momencie (idź na siłownię, weź udział w klubie książki). Można je całkowicie wyeliminować.

Wreszcie, można po prostu mieć zbyt wiele do zrobienia - jeśli nie możesz zrobić wszystkiego, oceń obciążenie pracą, aby ustalić, czy potrzebujesz więcej praktyki przy ustalaniu priorytetów, czy też musisz powiedzieć komuś, że nie możesz dalej robić pewne zadanie.