Jeśli chcesz przenieść swoją firmę , najlepszym miejscem do rozpoczęcia planowania pakowania i przenoszenia jest właśnie tutaj. Kluczem do udanego posunięcia jest zbudowanie sojuszy, które mogą pomóc zmotywować i skoordynować resztę personelu biurowego.
Zaplanuj ruch
Utwórz oś czasu, która pozwoli na wszystkie niezbędne etapy Twojego ruchu. Musisz porozmawiać o tym z resztą zespołu przeprowadzającego ruch lub z menedżerami i przełożonymi, aby upewnić się, że jest to wykonalne.
W przypadku małego biura potrzebujesz co najmniej trzech miesięcy na przygotowanie się do średniej i dużej pracy, co najmniej od sześciu do ośmiu miesięcy. Kluczem jest zacząć jak najwcześniej.
Następnym krokiem jest zebranie wszystkich informacji na temat nowej przestrzeni. Postaraj się uzyskać plany lub układ podłogi, abyś mógł zidentyfikować kluczowe komponenty, takie jak gniazdka elektryczne, miejsce do przechowywania itp., A co najważniejsze, aby określić nowy układ biurowy. Dobrym pomysłem jest również ogólny plan rozmieszczenia dla twojej obecnej przestrzeni, abyś mógł porównać oba; jeśli w bieżącym biurze są obszary, które nie działają, należy je zidentyfikować, aby można je było rozwiązać w nowym miejscu.
Sporządź także listę potencjalnych problemów związanych z nową przestrzenią, takich jak mniejszy obszar odbioru lub mniej miejsca do przechowywania lub może większa otwarta przestrzeń, która może wymagać więcej szaf lub tymczasowych ścian. Może być konieczne zatrudnienie stolarzy lub malarzy, jeśli ściany muszą być zbudowane lub pomalowane.
Być może zostało to rozwiązane, gdy nowa przestrzeń została nabyta, ale po prostu upewnij się, że nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych zmian konstrukcyjnych lub kosmetycznych przed przeprowadzką.
Zbierz swój zespół
W przypadku średnich i dużych biur powołać (lub poprosić o wolontariuszy) osobę z każdego departamentu lub oddziału w celu koordynowania ich obszaru.
Można go przypisać do kierownika działu lub kierownika działu, który może wtedy zapewnić, że każdy pracownik bierze odpowiedzialność za pakowanie swojego biurka, plików i przedmiotów osobistych. W przypadku mniejszych biur możesz być sam. Jeśli tak, zidentyfikuj kilka kluczowych osób, które mogą pomóc w koordynowaniu przeprowadzki.
Twój zespół może również pomóc w zidentyfikowaniu bieżących problemów ze starą przestrzenią i zapewnić możliwe rozwiązania dla nowego biura. Jest to świetny sposób na włączenie innych punktów widzenia i osiągnięcie konsensusu w ruchu, jeśli niektórzy nie są podekscytowani zmianą.
Miej regularne spotkania
W swoim harmonogramie ustaw regularne spotkania i upewnij się, że pracownicy są powiadamiani o szczegółach spotkania i aby wszyscy wiedzieli, co muszą zrobić, aby spakować swoje biuro lub miejsce pracy . Ważne jest, aby informować wszystkich, aby ograniczyć wszelkie obawy lub niepokoje; przeprowadzka jest stresująca dla wszystkich zaangażowanych, zwłaszcza jeśli decyzje nie są komunikowane.
Określ swój budżet
Jeśli masz określoną kwotę budżetu przeznaczoną na Twój ruch, ważne będzie określenie kosztów przed zatrudnieniem przełożonych, a nawet przed zapakowaniem pierwszego pudełka.
Przypisywanie zadań
Niech komisja przeprowadzająca ruch utworzy listę zadań, które należy wykonać, i upewnij się, że zostały dodane do osi czasu / harmonogramu.
Możesz wymagać specjalistycznych usługodawców, takich jak instalatorzy linii telefonicznych lub specjaliści od sieci komputerowych. Zapytaj każdego kierownika działu lub przełożonego, co jest wymagane w ich okolicy. Upewnij się, że obszary wspólne są pokryte, takie jak recepcja, hol i miejsca do przechowywania.
Jednym z najważniejszych zadań jest zatrudnienie pracowników . Są firmy przeprowadzkowe, które specjalizują się w ruchach biurowych. Po prostu upewnij się, że wykonujesz swoje badania, zadaj właściwe pytania i poproś firmę, aby przyszła do Twojego biura, aby ocenić Twój ruch. Jak każdy ruch w domu, musisz upewnić się, że firma jest niezawodna i że otrzymujesz najlepszą usługę za te koszty. Zadanie to można przypisać do kilku osób, z których każda wywołuje określone firmy, a następnie porównuje notatki. Zacznij wcześnie, aby uzyskać najlepszą możliwą cenę.
Stwórz listę kontaktów
Musisz upewnić się, że wszyscy, z którymi współpracujesz, zarówno dostawcy, jak i klienci, wiedzą, że się przeprowadzasz.
Dobrym pomysłem jest przydzielenie tego zadania jednej osobie do nadzorowania. Powiadamianie klientów i klientów wymaga konkretnej komunikacji w miejscu, do którego się przeprowadzasz i w jaki sposób firma będzie działać w trakcie przeprowadzki. Takie informacje są niezbędne, aby zapewnić, że Twoi klienci nie pójdą gdzie indziej w celu skorzystania z twoich usług.