W mojej codziennej pracy pracuję w komunikacji, głównie dla organizacji non-profit. Część pracy, którą wykonuję, polega na zapewnieniu, że mamy strategię na potrzeby komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Obejmuje to również opracowanie planu przeniesienia biura , który moja obecna organizacja planuje zrobić w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.
Chociaż może się wydawać, że jest tak wiele kroków do planowania w ruchu biurowym, że nie masz czasu nawet na rozważenie komunikacji, naprawdę musisz poświęcić dzień lub dwa, aby stworzyć solidną strategię, która zapewni zarówno pracownikom, jak i klientom świadomość nadchodzących zmian .
Zacznijmy od pracowników, ponieważ oni bezpośrednio odczuwają ten ruch .
Komunikacja wewnętrzna powinna zawierać następujące kluczowe komunikaty:
- Wyraźna oś czasu: upewnij się, że podajesz wszystkie kluczowe etapy ruchu, aby wszyscy wiedzieli, czego się spodziewać i kiedy.
- Instrukcje dotyczące pakowania: zapewniają personelowi instrukcje dotyczące pakowania biur lub kabin do przeprowadzki. Powinno to dotyczyć miejsc, w których można uzyskać materiały do pakowania , jakie są one odpowiedzialne za pakowanie i terminy.
- Zaawansowane powiadomienia o zamknięciu biur : podczas przeprowadzki może być konieczne zamknięcie biura, aby umożliwić końcowe pakowanie i przenoszenie sprzętu biurowego i mebli. Upewnij się, że Twoi pracownicy znają te daty i czy i jak firma będzie kontynuowana w trakcie przeprowadzki oraz jak wpłynie to na ich harmonogram pracy i obciążenie pracą.
- Nowy plan biurowy: personel będzie chciał wcześnie dowiedzieć się, jak nowa przestrzeń będzie wyglądać i jak będą tworzone biura. Czy nadal będą mieć własną przestrzeń, czy będą teraz w planie kabinowym lub na otwartym planie? Upewnij się, że stworzysz sposób informowania personelu o tym, jak może zmienić się jego przestrzeń robocza.
- Nowe opcje lokalizacji, parkowania i dojazdów do pracy: Zapewnij personelowi wszystkie potrzebne informacje na temat nowej lokalizacji, aby mogli przygotować transport do nowej przestrzeni.
Po ustaleniu wszystkich kluczowych wiadomości musisz określić, w jaki sposób najlepiej dostarczyć te wiadomości. Sposób użycia powinien być określony przez rodzaj wiadomości.
Na przykład oś czasu może być łatwo dostarczona za pośrednictwem intranetu firmy; mając na uwadze, że zamknięcia biura mogą być najlepiej prezentowane na spotkaniu personelu, aby można było zadawać pytania i odpowiadać na nie.
Sposoby komunikowania celów pracownikom:
- Intranet: dla tych firm lub organizacji, które mają intranet, zazwyczaj jest to najlepsza platforma dla większości wiadomości. Umożliwia łatwe aktualizowanie plików i informacji docierających do wszystkich pracowników.
- Spotkania bezpośrednie: bez względu na przesłanie, spotkania z pracownikami są dobrym miejscem do ogłaszania ogłoszeń i pozwalają personelowi na pełną dyskusję. Możesz również wykorzystać czas spotkania, aby sprawdzić, jak informacje będą przekazywane, aby personel wiedział, że będą na bieżąco informowani.
- E-mail: podczas gdy poczta e-mail jest łatwa, nie jest to najlepszy sposób przekazywania informacji. Nie chcesz wysyłać tak wielu e-maili, że ludzie nie mogą znaleźć informacji, kiedy jej potrzebują. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, upewnij się, że używasz jej tylko do informowania innych użytkowników o tym, gdzie mogą uzyskać te informacje.
- Wspólne foldery : jeśli nie masz intranetu, utworzenie wspólnego folderu na dysku sieciowym, do którego wszyscy mają dostęp, jest następnym najlepszym sposobem przechowywania informacji, do których chcesz mieć dostęp.
- Tablica ogłoszeń: fizyczna przestrzeń, w której zamieszczane są informacje, jest świetną rzeczą do zrobienia. Nie tylko ludzie mogą to często sprawdzać, ale także miejsce, w którym ludzie mogą się zbierać i omawiać swoje obawy.