Czy pracujesz dla firmy, która ma częste spotkania? Czy zastanawiasz się kiedyś, co powinieneś robić i co uważa się za właściwe zachowanie na tych zgromadzeniach? Czy boisz się uczestniczyć w spotkaniach, ponieważ obawiasz się, że możesz popełnić faux pas, który może zagrozić twojemu stanowisku lub możliwościom awansu ?
Zazwyczaj menedżerowie, kierownicy zespołów lub dyrektorzy korporacji zastrzegają sobie prawo do inicjowania spotkań biznesowych, kiedy czują taką potrzebę.
Niezależnie od tego, czy są to regularnie zaplanowane wydarzenia, czy też wymagają określonego celu, wszyscy uczestnicy powinni przestrzegać właściwych wytycznych dotyczących etykiety biznesowej .
Lider
Przed spotkaniem ważne jest, aby wszystko było zorganizowane, aby nie tracić cennego czasu. Chcesz, aby działał tak płynnie i zgodnie z harmonogramem, jak to możliwe, ale nadal pozostawia czas na pytania i opinie, jeśli to możliwe. Kluczem jest okazanie szacunku wszystkim zaangażowanym.
Oto kilka zalecanych wskazówek:
- Miej pisemny porządek z logiczną sekwencją i realistycznymi czasami. Jeśli czas i zasoby na to pozwalają, wyślij kopie każdemu, kto weźmie udział.
- Wyślij zaproszenie do potencjalnych uczestników z jak największą liczbą szczegółów na temat spotkania, w tym lokalizację, czas rozpoczęcia, co przynieść i czas zakończenia.
- Zacznij od przyjaznego powitania i daj znać wszystkim, kiedy można zadawać pytania.
- Miej wodę na podeście lub przed salą i popij ją między tematami lub gdy ktoś mówi.
- Nie musisz zapisywać swojej wypowiedzi dosłownie, ale powinieneś mieć przynajmniej punkty w swoich notatkach. Nieprzestrzeganie tego może sprawić, że przeskoczysz z jednego tematu do drugiego i stracisz kontrolę nad tym, co powinieneś powiedzieć. Może to spowodować stratę czasu i pozostawić uczestnika zastanawiającego się nad punktem spotkania.
- Uważaj na język ciała swoich uczestników. Jeśli zauważysz, że ludzie tracą zainteresowanie, zatrzymaj się i sprawdź, czy nie powtarzasz informacji lub nie poświęcasz zbyt dużo czasu na coś, co nie jest istotne.
- Miej kilka anegdot, które sprawią, że spotkanie będzie interesujące. Jednak unikaj opowiadania nieodpowiednich dowcipów, które mają nawet ślady seksizmu, rasizmu lub czegokolwiek, co może obrażać innych.
- Nigdy nie kradnij pomysłów innych ludzi i nazywaj ich własnymi. Zawsze dawaj innym uznanie za pomysły i skuteczne zadania.
- Chociaż trochę się przesuwa, nie idź z przodu iz tyłu przez pokój. To sprawia, że wyglądasz na zdenerwowanego.
- W okresie pytań i odpowiedzi pozostań cicho, dopóki osoba pytająca nie zakończy odpowiedzi. Jeśli nie rozumiesz pytania, poproś go o powtórzenie lub dalsze wyjaśnienie zapytania.
- Jeśli ktoś wydaje się zły lub wrogi, zachowaj spokój i poproś osobę, aby omówiła to z tobą w późniejszym czasie.
- Zakończ spotkanie, jeśli to możliwe. Lepiej, żeby był krótszy niż stracić uwagę obecnych.
Uczestnicy
Każdy, kto jest wezwany na spotkanie, powinien uczestniczyć, chyba że okoliczności na to nie pozwalają. Jeśli wiesz o spotkaniu wcześniej, zastanów się nad poświęceniem dodatkowego czasu na osobiste uwodzenie, aby okazać szacunek każdemu nadzorcy, który uczestniczy.
Ubierz się odpowiednio na poziomie biznesowym.
Wskazówki dotyczące spotkań:
- Jeśli pojawi się prośba o wysłanie wiadomości z potwierdzeniem, zrób to zaraz po wejściu na spotkanie w kalendarzu .
- Pokaż się na czas . W miarę możliwości zajmij tam kilka minut wcześniej.
- Sprawdź telefon komórkowy i upewnij się, że jest włączony lub wyłączony. Nigdy nie należy wysyłać wiadomości tekstowych podczas spotkania, chyba że lider poprosi o podanie konkretnej osoby.
- Jeśli serwowane są napoje, napój jest akceptowalny. Jednakże, chyba że wszyscy inni jedzą, poczekaj, aż spotkanie skończy się na przekąskę.
- Jeśli jest to spotkanie w porze lunchu, przynieś jedzenie do stołu i zjedz je tak cicho, jak to możliwe i bez zwracania uwagi na siebie.
- Nie rozmawiaj ani nie wymieniaj notatek z innymi uczestnikami. Jest to bardzo uciążliwe i może sprawiać wrażenie, że nie traktujesz swojej pracy wystarczająco poważnie, aby zwracać baczną uwagę na to, co jest dyskutowane.
- Jeśli jesteś wezwany, odpowiedz tak bezpośrednio, jak to możliwe. Jeśli nie znasz odpowiedzi, przeproś i bądź szczery. Żadna odpowiedź nie jest lepsza od niewłaściwej.
- Po spotkaniu dziękuję mówcy.
- Nie przebywaj w sali konferencyjnej dłużej niż to konieczne. Wychodzisz sprawi, że staniesz się bezczynny, a ty nie chcesz, aby szef myślał, że używasz spotkania, aby uchylać się od obowiązków.
Spotkania w restauracji
Czasami odbywa się spotkanie z obiadem, które może odbywać się w restauracji. Mimo że jest to z dala od biura, pamiętaj, że nadal jesteś w pracy.
Dodatkowe wskazówki dotyczące spotkań w restauracji:
- Nigdy nie zapomnij o manierach przy stole .
- Zajmuj się nieoczekiwanymi porcjami posiłku z wdziękiem i dobrymi manierami.
- Użyj odpowiednich przyborów . W razie wątpliwości, który widelec pasuje do każdego kursu, postępuj zgodnie z osobą prowadzącą spotkanie.
- Jeśli jesteś w restauracji w formie bufetu , poznaj odpowiednie sposoby na pomaganie sobie.
- Postępuj zgodnie z odpowiednimi wytycznymi dotyczącymi jedzenia przekąsek .